ERP Implementierung

Tipps für ERP Software Implementierungsprojekte

Mit der Implementierung einer ERP Software steht dem Anwenderunternehmen i.d.R. ein großer bis sehr großer Kraftakt bevor. Es geht dabei um nicht weniger, als das zentrale Nervensystem des Unternehmens zu ersetzen, ohne dass das Tagesgeschäft über Gebühr darunter leidet.
Wurden in der Auswahlphase der ERP Software die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung der ERP Software geschaffen, so gilt es nun, diese auch tatsächlich zu realisieren. Am Ende des Projektes muss eine stabil laufende ERP Software vorliegen, die in den normalen Betrieb übergeben werden kann. Die ERP Software muss die entsprechenden Aufgabenbereiche und Abläufe effektiv und effizient unterstützen. Darüber hinaus muss die ERP Software den Anwendern hinreichend vertraut sein und von ihnen auch akzeptiert und genutzt werden. Zusätzlich muss das Ganze terminlich und finanziell in einem vertretbaren Rahmen realisiert werden. Unternehmen, bei denen die Planung und Steuerung von größeren Infrastrukturprojekten nicht an der Tagesordnung ist, sehen sich also vor eine außerordentliche Herausforderung gestellt.

Einrichten des Projekts zur ERP Software Implementierung

Die Frage nach der „wichtigsten Aufgabe“ innerhalb eines ERP Software Einführungsprojektes kann schwerlich beantwortet werden, aber die Einrichtung und Planung des Projektes hat grundlegenden Einfluss auf seinen gesamten Verlauf: Vom Projektorganigramm mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten bei ERP Software Lieferant und Nutzer über den Projektstrukturplan und den Projektterminplan bis hin zur Budgetplanung, von klaren Regeln für bestimmte Abläufe (z.B. Change Requests), über die Kommunikation und Dokumentation im Projekt, bis hin zur Maßnahmenverfolgung und Fortschrittsmessung – letztlich geht es in allem darum, eine klare und funktionierende Struktur zu schaffen, die es erlaubt, konstruktiv zu arbeiten, entscheidungsfähig zu bleiben und die Implementierung der ERP Software effizient zu steuern. Wurde diese grundlegende Aufgabe erfolgreich bearbeitet, kann bei auftretenden Problemen bei den folgenden Aufgaben, wie z.B. Konzeption, Systemanpassung, Schulungen und Datenübernahme, immer wieder auf das geschaffene Instrumentarium zurückgegriffen und das Projekt strukturiert fortgeführt werden.

Projektmanagement während der Einführung der ERP Software

Überhaupt kommt dem Projektmanagement bei der Einführung einer ERP Software eine besondere Bedeutung zu. Die Risiken sind groß und vielfältig, die Konsequenzen eines Scheiterns können dramatisch sein. Die allgemeinen Prinzipien des Projektmanagements gelten auch für Implementierungsprojekte uneingeschränkt und sollten dringend beachtet werden. Es gibt aber einige spezielle Aspekte bei der ERP Software Implementierung, über die sich die Entscheider und Verantwortlichen im Klaren sein sollten, da sie besondere Belastungen und Risiken bergen:

  • Das mit der Implementierung der ERP Software betraute Projektteam erfährt eine ständige Zusatzbelastung durch das Tagesgeschäft.
  • Durch die Vielzahl der Teilnehmer werden unterschiedliche Interessen und Motivationen in das ERP Software Projekt getragen.
  • Risiko sich ändernder Anforderungen (Moving Targets).
  • Lieferant und Kunde arbeiten an einer gemeinsamen „Entwicklungsaufgabe“, haben aber unterschiedliche unternehmerische Interessen.
  • Großer Wissensunterschied zwischen Anbieter und Anwendern bzgl. der ERP Software
  • Spannungsfeld zwischen der technischen und fachlichen Komplexität der abzubildenden Prozesse einerseits und der der ERP Software andererseits.
  • Kulturelle Barrieren zwischen Fachabteilungen und IT und/oder Anwender- und Anbieterunternehmen.

Vor diesem Hintergrund ist bei der Einführung einer neuen ERP Software mit dem Auftauchen von Spannungen und Meinungsverschiedenheiten bis hin zu kritischen fachlichen und terminlichen Problemen einfach zu rechnen. Es ist die Aufgabe des Projektmanagements, diese rechtzeitig zu identifizieren, eine konstruktive Lösung abzustimmen und umzusetzen. Nicht jedes Anwenderunternehmen verfügt über die erforderliche Kompetenz, Erfahrung und Kultur, um diese Aufgabe alleine zu stemmen. Etliche Anbieter von ERP Software haben diese Situation (auch aus eigener Not heraus) erkannt und standardisierte Einführungsmethoden zur Unterstützung der Projektabwicklung entwickelt (z.B. ASAP (SAP), Steeb PMM (Steeb/SAP), goLive (proAlpha), SureStep (Microsoft)). Wirft man aber einen kritischen Blick auf die Realität in den heutigen Einführungsprojekten für ERP Software, stellt sich oft heraus, dass die Methoden nicht durchgängig und konsequent genutzt werden. Dafür lassen sich auch konkrete Gründe benennen.

  • Die ERP Software Anbieter verdienen mit zusätzlichen Anpassungen und zusätzlichen Beratungsleistungen Geld. Ihr Interesse an einer ressourcenschonenden stringenten Projektsteuerung ist naturgemäß gering.
  • Anwenderunternehmen neigen aus Mangel an Erfahrung und verfügbarer Ressource dazu, das Projektmanagement für die Einführung der ERP Software an den Anbieter zu übertragen. Eine folgenschwere Endscheidung, verlieren sie doch so die einzige echte Steuerungsmöglichkeit. Darüber hinaus sind viele Aufgaben des Projektmanagements für den Anbieter gar nicht wirklich leistbar, da er als „Externer“ nicht das notwendige Durchsetzungsvermögen in der Organisation des Anwenderunternehmens haben kann.

Erfolgreiche ERP Software Implementierung: Stellen Sie sich der Aufgabe!

Es gilt also für das Anwenderunternehmen, die Zügel in der Hand zu halten und sich der Aufgabe des Projektmanagements zu stellen. Sollte absehbar sein, dass das Unternehmen nicht über die erforderliche Ressource und Kompetenz für die Implementierung der neuen ERP Software verfügt, sollte das Hinzuziehen einer externen, vor allem aber unabhängigen Expertise, in Erwägung gezogen werden.