Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, bietet die Grundlage für die Ordnung von (meist elektronischen) Informationen. In ihm können sämtliche Dateien abgelegt und mit bestimmten Kriterien bewertet werden um sie bei Bedarf schnell wieder zu finden (Information-Retrieval) und bearbeiten zu können. In einem so uneinheitlichen Markt umfasst der Begriff Dokumentenmanagementsystem zahlreiche verschiedene Bereiche wie Bürokommunikation beziehungsweise Office-Pakete, Mail-Clients, Archivierung, Formularverarbeitung, Workflow, dynamisches sowie klassisches Dokumenten-Management.

Dokumente bezeichnen dabei nicht nur die ursprünglichen Dokumente in Papierform sondern auch jede andere Form der digitalen Information mit ihren unterschiedlichen Ursprüngen, Kombinationen und Verweisen. Historisch gesehen gab es starke Abgrenzungen zwischen den, einzeln auf ihr Klientel abgestimmten, Produkten die sich bis heute gehalten haben, obwohl sie sich immer mehr überschneiden und gegenseitig einverleiben. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem eine gute Dokumentenmanagement-Software ist aber immer dadurch gekennzeichnet, dass es die hierarchische Struktur konventioneller Ablagesysteme, mit allen damit verbundenen Restriktionen, ablegt. Unabhängig von Autor, Ort und Zeit können so, durch Datenbank gestützte Verwaltung, neuronale Netze entwickelt werden die eine ähnliche Funktionalität wie das menschliche Gehirn aufweisen. Eine, zumindest teilweise, assoziative Datenbankverwaltung hat viele Vorteile. Ein System zum optimalen Finden von Daten ist erheblich einfacher durchzusetzen als eine starres und hierarchisches Ordnungssystem einzusetzen und zu pflegen. Des weiteren spart sie wertvolle Ressourcen, denn ein mühsamer Weg über die Datenbank wird ausschließlich dann begangen wenn er nötig ist. Im Informationszeitalter ist ein Dokumentenmanagementsystem, dank seiner vielen Vorteile, wichtiger Bestandteil um optimale Produktivität zu erreichen und beizubehalten.